Alle Belege für deine Steuererklärung auf einen Blick – als kostenlose Checkliste

Verschenke kein Geld. Unsere Checkliste zeigt dir alle relevanten Unterlagen – sortiert nach Lebenssituation. Komplett kostenlos.

Keine Belege mehr vergessen

Von Werbungskosten bis zur Vorabpauschale, die Checkliste deckt relevante Positionen ab.

Für jede Lebenssituation

Ob Mieter, Elternteil oder Investor, die Checkliste ist so sortiert, dass du nur nimmst, was für dich relevant ist.

1. Checkliste sichern

Trage deine E-Mail ein und erhalte die vollständige Checkliste sofort als PDF in dein Postfach.

2. Belege sammeln

Hake Position für Position ab und sammle alle relevanten Unterlagen – einmal, strukturiert und vollständig.

3. Steuer machen

Mit allen Unterlagen parat geht die Steuererklärung deutlich schneller und du holst das Maximum raus.

Alle wichtigen Belege für deine Steuererklärung sammeln

Warum eine gute Vorbereitung deiner Steuererklärung bares Geld spart

Die Steuererklärung ist oft mit Angst vor viel Aufwand verbunden: Zig Belege sammeln, prüfen und Formulare korrekt ausfüllen. Während moderne Steuersoftware dich bereits sehr gut beim Ausfüllen deiner Steuererklärung unterstützt, ist das Zusammensuchen der richtigen Unterlagen oftmals unübersichtlich.

Doch gerade das Sammeln deiner Dokumente und Belege ist ein wichtiger Schritt: Hier entscheidet sich, wie hoch deine Rückerstattung möglicherweise ausfällt. Gehst du strukturiert vor, sparst du dir nicht nur Zeit und Nerven, sondern lässt auch kein Geld liegen. Damit du dabei nichts vergisst, haben wir eine übersichtliche Checkliste zum Abhaken erstellt. Auf diese Weise stellst du sicher, dass du wirklich alle absetzbaren Posten berücksichtigst.

⚠️

Disclaimer
Dieser Ratgeber sowie die Checkliste sind rein zur Information gedacht, dienen nicht als Steuerberatung und ersetzen keinen professionellen Steuerberater. Such dir bei komplexen Steuerfällen einen Steuerberater.

Deine Steuer-Checkliste: Alle benötigten Belege im Überblick

Damit du genau weißt, welche Dokumente du suchen musst, haben wir alle Unterlagen in 8 übersichtliche Kategorien sortiert. 

Deine allgemeinen Angaben und Stammdaten

Für eine eindeutige Zuordnung beim Finanzamt benötigst du im ersten Schritt deine Basisdaten. Dies ist noch vor dem Sammeln deiner Belege der sinnvollste erste Schritt. Zu den wichtigsten Daten gehören:

  • Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
  • Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) des Ehepartners bzw. eingetragenen Lebenspartners bei gemeinsamer Veranlagung
  • Steuernummer
  • Bankverbindung (IBAN)
  • Steuerbescheid des Vorjahres: Dieser kann sinnvoll sein, um als Referenz zu dienen und eventuell Werte zu übernehmen
  • Ggf. Nachweis über Religionszugehörigkeit oder Kirchensteuerbescheid

Deine Einnahmen und Einkünfte

Hier geht es um alles, was du im Steuerjahr verdient hast. Das Finanzamt möchte einen vollständigen Überblick über deine Einkommensquellen:

  • Lohnsteuerbescheinigung deines Arbeitgebers
  • Nachweise über Lohnersatzleistungen wie Arbeitslosen-, Kranken-, Eltern- oder Kurzarbeitergeld
  • Renten- oder Pensionsbescheide
  • Nachweise über Mieteinnahmen bei Vermietung
  • Unterlagen zu selbstständigen oder freiberuflichen Nebeneinkünften
  • Bescheinigungen über vermögenswirksame Leistungen (Anlage VL, z.B. Bausparvertrag)
  • Unterlagen zu Abfindungen oder Auflösungsverträgen
  • Jahressteuerbescheinigung mit Ausweis der Vorabpauschale
  • Verlustbescheinigungen: Falls du Verluste bei Broker A mit Gewinnen bei Broker B verrechnen möchtest (musst du in der Regel bis zum 15. Dezember des laufenden Jahres bei deiner Bank beantragen)
  • Kryptowährungen: Transaktionsberichte (z.B. von CoinTracking), sowie Gewinne aus dem Verkauf von Kryptowährungen innerhalb der einjährigen Haltefrist, wenn sie die Freigrenze von 1.000€ übersteigen
  • Quellensteuer-Bescheinigungen bei ausländischen Dividenden

Ehrenamt und Nebentätigkeiten

Die Grenzen zwischen steuerfreiem Ehrenamt und steuerpflichtiger Nebentätigkeit sind fließend. Wenn du regelmäßig Einnahmen erzielst, solltest du im Zweifel einen Steuerberater hinzuziehen.

  • Bescheinigung deines Vereins oder deiner Organisation über Art und Umfang deiner ehrenamtlichen Tätigkeit sowie die erhaltene Vergütung
  • Nachweise über erhaltene Aufwandsentschädigungen
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Belege zu nebenberuflichen Einkünften (bei selbstständigen oder freiberuflichen Tätigkeiten neben dem Hauptberuf)
  • Nachweise über Betriebsausgaben (Kosten, die dir direkt durch die Nebentätigkeit entstanden sind)
  • Rechnungen oder Zahlungsnachweise bei gelegentlichen Tätigkeiten

Deine Werbungskosten (Ausgaben für den Job)

Werbungskosten sind alle Ausgaben, die dir durch deinen Beruf entstehen – und sie sind einer der größten Hebel, um deine Steuerlast zu senken. Sammle Nachweise zu:

Fahrtkosten und Pendeln

  • Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Anzahl der Fahrten
  • Für den Firmenwagen ein Fahrtenbuch oder Nachweis der 1%-Regelung

Homeoffice und Arbeitszimmer

  • Gesamtarbeitstage des Jahres (abzüglich Urlaubs- und Krankheitstage)
  • Anzahl der Tage im Homeoffice
  • Arbeitszimmer

Arbeitsmittel und Kommunikation

  • Belege zu Arbeitsmitteln wie Laptop, Fachliteratur, Werkzeug oder Büroausstattung
  • Telefon- und Internetrechnungen

Dienstreisen, Fortbildung und Sonstiges

  • Fortbildungen inklusive Reise- und Übernachtungskosten
  • Auswärtstätigkeit (z.B. Fahrt- und Unterkunftskosten und Verpflegungsmehraufwendungen)
  • Bewerbungskosten (z.B. Porto, Kopien, Fahrtkosten zu Gesprächen, Bewerbungsmappen)
  • Kosten für einen berufsbedingten Umzug
  • Nachweis über Aufwendungen für doppelte Haushaltsführung (Miete, Nebenkosten, Hausrat am Arbeitsort)
  • Steuerberatungskosten oder Mitgliedsbeiträge von Lohnsteuerhilfevereinen
  • Berufsverbände oder Gewerkschaften
  • Rechnungen zu Unfall- und Berufsrechtsschutzversicherung

Deine Sonderausgaben (Vorsorge und Spenden)

Sonderausgaben betreffen vorwiegend deine Absicherung und dein soziales Engagement. Halte folgende Nachweise bereit:

  • Beiträge zur privaten Altersvorsorge (z.B. Rürup, Riester und Eigenbeiträge zur betrieblichen Altersvorsorge)
  • Weitere private Versicherungsbeiträge wie Haftpflicht-, Unfall- oder Risikolebensversicherung sowie Kfz-Haftpflichtversicherung
  • Spendenquittungen für gemeinnützige Organisationen oder etwa Parteien
  • Nachweise über gezahlte Unterhaltsleistungen an geschiedene Ehegatten (Zustimmung zum Realsplitting)
  • Kirchensteuererstattung oder -nachzahlung
  • Beiträge zu ausländischen gesetzlichen Rentenkassen

Rund um dein Zuhause: haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerker

Absetzbar sind unter anderem:

  • Handwerkerrechnungen für Renovierung, Reparatur oder Modernisierung (nur Lohn- und Fahrtkosten)
  • Rechnungen für haushaltsnahe Dienstleistungen wie Reinigungskraft, Gartenpflege, Winterdienst oder Haushaltshilfen
  • Deine Nebenkostenabrechnung, in der entsprechende Posten ausgewiesen sind, wie z.B. Schornsteinfeger, Hausmeister oder Treppenhausreinigung oder Aufzugswartung

Wichtig: Diese Leistungen werden nur anerkannt, wenn du sie per Überweisung bezahlst. Barzahlungen erkennt das Finanzamt grundsätzlich nicht an. Hebe deshalb sowohl Rechnung als auch Kontoauszug auf.

Familie und Kinder

Wenn du Kinder hast, kommen weitere absetzbare Posten hinzu. Sammle Nachweise zu:

  • Steuer-Identifikationsnummer des Kindes, falls vorhanden
  • Kinderbetreuungskosten für Kita, Kindergarten, Hort oder Tagesmutter
  • Schulgeld für anerkannte Privatschulen
  • Ausbildungsbescheinigungen für volljährige Kinder in Schule, Studium oder Ausbildung
  • Nachweis für Alleinerziehende
  • BAföG-Bescheinigung deines Kindes

Außergewöhnliche Belastungen (Krankheit und Pflege)

Unvorhersehbare, hohe finanzielle Belastungen kannst du steuerlich geltend machen – vorausgesetzt, sie übersteigen deine individuelle zumutbare Belastungsgrenze. Bewahre unbedingt alle Rechnungen und ärztlichen Bescheinigungen auf.

Zu den außergewöhnlichen Belastungen zählen:

  • Selbstgetragene Krankheitskosten wie Zuzahlungen für Medikamente, Behandlungen oder Hilfsmittel (Brille, Zahnersatz) oder Fahrtkosten zu Ärzten
  • Kurkosten (mit ärztlicher Verordnung)
  • Nachweis über eine Körperbehinderung (Behindertenausweis oder Bescheinigung vom Versorgungsamt)
  • Nachweise zum Pflegegrad und Belege für Pflegeaufwendungen (z.B. ambulante Pflege oder Pflege- und Seniorenheim)
  • Bestattungskosten in bestimmten Fällen

Falls du Immobilieneigentümer bist

  • Kaufverträge, Notarkosten, Maklergebühren und Grunderwerbsteuer bei Anschaffung
  • Mietverträge und Nachweise der Zahlungseingänge, sowie Nebenkosten
  • Zinsbescheinigungen für Darlehen
  • Rechnungen über Bau-, Instandhaltungs- und Reparaturkosten
  • Sonderabschreibung nach § 7b oder für Baudenkmäler
  • Energetische Sanierungsmaßnahmen nach § 35c EStG (erforderlich ist eine Bescheinigung des ausführenden Fachunternehmens nach amtlichem Muster)

Belegvorhaltepflicht: Musst du die Unterlagen direkt ans Finanzamt schicken?

Heutzutage musst du deine Belege nicht mehr direkt mit der Steuererklärung einreichen. Seit 2017 gilt die sogenannte Belegvorhaltepflicht: Du gibst deine Steuererklärung zunächst ab und reichst die Nachweise nur ein, wenn das Finanzamt sie ausdrücklich anfordert.

Die Belegvorhaltepflicht macht deine Abgabe unkomplizierter. Sie entbindet dich allerdings nicht davon, deine Unterlagen aufzuheben. Und das solltest du unbedingt tun: Kommt es zu Rückfragen des Finanzamts, musst du die Belege vorlegen können. 

Als Faustregel solltest du deine Unterlagen mindestens so lange aufbewahren, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Enthält dein Bescheid einen Vermerk auf Vorläufigkeit oder wurde er unter Vorbehalt auf Nachprüfung ausgestellt, bist du sogar verpflichtet, deine Dokumente aufzuheben, bis der Bescheid bestandskräftig ist.

  • Bescheid ohne Vermerke: Der Steuerbescheid ist bestandskräftig, sobald die einmonatige Einspruchsfrist abgelaufen ist und kein Einspruch eingelegt wurde.
  • Bescheid mit Vermerk auf Vorläufigkeit: Der Steuerbescheid wird bestandskräftig, sobald die Vorläufigkeit vom Finanzamt aufgehoben wird. Dies geschieht entweder nach Ablauf der Festsetzungsfrist, die in der Regel zehn Jahre beträgt, oder wenn die Sachlage über ein Urteil oder eine abgeschlossene Prüfung entschieden wurde.
  • Bescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung: Der Vorbehalt entfällt automatisch nach der vierjährigen Festsetzungsverjährung. Er kann auch schon vorher vom Finanzamt aufgehoben werden.

Für Privatpersonen gibt es darüber hinaus nur zwei gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen. Zum einen müssen Handwerkerrechnungen 2 Jahre und steuerrelevante Belege bei Einkommen über 500.000€ 6 Jahre lang aufgehoben werden. Empfohlen wird grundsätzlich immer, alle Unterlagen etwa 4 Jahre lang digital oder analog aufzuheben.

Mit Struktur zur maximalen Steuererstattung

Die Steuererklärung beginnt nicht erst beim Aufrufen deiner Steuersoftware, sondern mit der Organisation und Pflege deiner Unterlagen. Hast du deine Belege sortiert bereit, sparst du dir Zeit und kannst dein volles Erstattungspotenzial ausschöpfen. Mit unserer Checkliste gehst du alle wichtigen Kategorien durch und stellst sicher, dass dir keine absetzbaren Posten entgehen.

Eine moderne Steuersoftware führt dich Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess und rechnet für dich automatisch deine zu erwartende Erstattung aus.

Sichere dir jetzt die kostenlose Checkliste als PDF und leg direkt los.

Lade dir unsere kostenlose Steuer-Checkliste als PDF herunter